Жараёнларни Аниқлаш (1-қисм)
Жараёнларни Аниқлаш бу тизимли равишда ташкилотнинг жараёнлари тўпламини белгилаш ва такомиллаштириш керак бўлганларини танлаб олиш. Бунинг натижаси жараёнлар архитектураси бўлиб, унда жараёнлар ва улар орасидаги боғлиқликлар тасвирланади.
Жараёнларни Аниқлаш Контексти
Асосий жараёнларга эътибор қаратиш учун бошқарув жамоаси, жараён аналистлари, ва жараённинг эгаси қуйидаги икки нарсага ечим топишлари керак:
- Ташкилотда қайси жараёнлар бажарилади?
- Қайсиларига ташкилот урғу бериши керак?
Бошқача қилиб айтганда, БЖБ ташаббуси билан чиққан корхона ўз жараёнларининг харитаси ҳамда қайси жараён энг афзаллигини аниқлаш учун аниқ ўлчовларга эга бўлиши керак. “Жараёнлар Назорат Рўйхати” эса бу икки саволга жавоб бериш мобайнида жараённи ўзини аниқлашда ёрдам беради.
Жараёнлар Назорат Рўйхати
Бизнес жараённи аниқлаш осон иш эмас, қайтариладиган қанчадир ишлар бирлигини олиб жараён деб атаб қўя олмаймиз. Қуйидаги назорат рўйхати бизга уни аниқлашга ёрдам беради:
Бу жараёнми ўзи?
Бизнес контекстда биз кўрган ҳаммаёқ ҳам жараён эмас. Мисол учун, бўлим бу жараён эмас. Менежер ёки электрон почтаҳам. Жараён бўлиши учун биз кўраётган иш асосий ҳаракат бирлигига эга бўлиши керак. Мисол учун: талабномани-қабул қилиш, яъни от + феъл. Бу жараённинг натижаси эса феъл (ўтган замон) + от, мисол учун, қабул қилинган талабнома.
Бу жараённи бошқариш мумкинми?
Давомий ва амалдаги иш ҳам жараён бўлиб кўриниши мумкин, лекин ундай эмас. Жараёнлар одатда қайтариладиган ҳодиса ва ҳаракатларнинг маълум бир ҳолатларни келтириб чиқариш билан белгиланади. Қайтарилмайдиган ишлар тўплами эса одатда лойиҳа дейилади.
Жараён бошқарилиши муҳимми?
Яъни, жараён қандайдир қиймат яратадими? Мисол учун, (а) у жараённинг натижасига пул тўлашга тайёр бўлган ўз мижози бўлиши керак, (б) жараённи бажарадиган ташкилот бошқасига қидирилган тақдирда унга пул тўлашга тайёр бўлиши керак ёки (в) жараён бажарилишини мажбуриятга айлантирувчи қонун бўлиши керак. Агар бирортасига тўғри келмаса у иш жараёнлар сафидан чиқарилиши мумкин.
Жараённинг қамрови жуда катта эмасми?
Яъни, жараённинг ҳар бир қисми унинг натижасига тўғридан-тўғри таъсир қилаётганини текшириш керак. Мисол учун, автомобиль ишлаб чиқариш жараёнини олсак. Ишлаб чиқариш зонасини тозалаш ҳам бир ҳаракатдак туйилади ва, албатта, у керак, лекин автомобиль ишлаб чиқариш учун тўғридан-тўғри таъсир ўтказмайди. Демак, пол артиш ишлаб чиқариш жараёнининг қисми ҳисобланмайди.
Жараённинг қамрови жуда кичик эмасми?
Кичик-кичик вазифаларни олиб жараён деб атай олмаймиз. Жараён одатда мижоздан ташқари учта қатнашчи ёки тизим орқали бажарилади.
Жараёнларни Аниқлашнинг икки қисми мавжуд:
- Жараён архитектурасини аниқлашдаги биринчи қадам (белгилаш деб ҳам юритилади) ташкилот иштирок этадиган жараёнлар ва уларнинг ўзаро алоқалари тўғрисида тушунча олишга;
- Жараёнларга приоритет беришга қаратилган.
Яна бир айтиш керак бўлган нарса, бир жараёнга эмас балки бутун жараёнлар тўпламига эътибор қаратиш керак.
Жараёнлар Архитектураси
Жараёнлар Архитектурасининг мақсади ташкилотнинг жараёнларини шаклини бериш. Шакл тузиш эса жараёнларни категорияларга бўлиш билан бошланади.
Жараёнлари Категорияси
Корхона жараёнларга эътиборни оширишни бошлаш вақтида ўз жараёнларини рўйхатини тузишга қийналиши мумкин. Бунга сабаб, ишни бир бутун жараён сифатида ёки бошқа бир жараённинг қисми эканини аниқлаб олишнинг мураккаблиги. Бунга ечим сифатида, кенг миқёсда қўлланиладиган Портернинг Қиймат Занжири моделини олсак мақсадга мувофиқ бўлади. У жараёнларни икки қисмга: ўзак жараёнлар ва қўллаб-қувватловчи жараёнлар. Қўшимча Менежмент қисми ҳам вазиятга қараб қўшилиши мумкин.
Ўзак Жараёнлар: корхонада қиймат яратувчи асосий жараёнлар бўлиб, булар маҳсулот ва сервис ишлаб чиқаришга оид жараёнлардир. Мисол учун, дизайн ва ривожлантириш, ишлаб чиқариш, маркетинг ва сотув, етказиб бериш, таъминот ва бошқалар.
Қўллаб-қувватловчи Жараёнлар: ўзак жараёнларни бажарилишини таъминлайди. Бунга мисол қилиб кадрлар бўлими, ахборот технологиялари, бухгалтерия, молия ва ҳуқуқшунослик бўлимларини олиш мумкин.
Менежмент Жараёнлари: ўзак ва қўллаб-қувватловчи жараёнларни йўлланма, қоида ва қўлланмалар билан таъминлайди. Бунга мисол қилиб, стратегик режалаштириш, мувофиқликни текшириш (compliance), рискларни бошқариш ва бошқалар.
Бу уч тоифадаги жараёнларни фарқлаб олиш ташкилот учун катта аҳамиятга эга. Қуйидаги диаграмма қийматлар занжири бўлиб у жараёнларнинг энг умумий шакли ҳисобланади:
