Бизнес Жараёнларни Бошқариш цикли
Жараёнларни Бошқариш ташаббуси билан шуғулланадиган жамоанинг биринчи берадиган саволи: Қайси бизнес жараённи яхшиламоқчимиз? Жамоа ҳал қилиши керак бўлган операцион муаммолар ва уларни келтириб чиқараётган жараёнларни умуман жараёнларни бошқаришни бошлашдан олдин ҳам учратса бўлади. Яъни, жамоа ҳаммасини бошидан бошлаши шарт эмас. Мисол учун, қурилиш жойидаги муҳандис қурилиш ускунасини керак бўлган вақтда ижарага олишдаги муаммо ишни тўхташига сабаб бўлаётгани ҳақида шикоят қилса, буни ҳал қилиш учун ускуна ижарага олиш жараёнига эътибор қаратилиши керак бўлади. Жумладан, қуйидаги саволларга жавоб топиш керак бўлади: Жараён етказиб берувчилар танлангандан кейин бошланадими? Ижарага олинган ускуналар қурилиш майдончасига етказиб берилгандан кейин тугайдими? Ёки ускуналар қайтариб берилгандан кейин тугайдими? Ёки ускунанинг ижарасига қилинган тўлов тўланмагунча давом этадими?
Бу саволларга жавоб топиш ташкилотда жараёнли ўйлаш қанчалик яхши ташкил қилинганига қараб осон ёки қийин бўлиши мумкин. Агар ташкилот олдин жараёнлар бошқаруви ташаббусларига қўл урган бўлса, жараёнлар рўйхати қандайдир нисбатда мавжуд ва чегаралар белгиланган бўлади. Бошқарув билан олдин шуғулланилгмаган бўлса, БЖБ жамоаси биринчи ўринда мавжуд жараёнларни аниқлаб олиши, чегараларни белгилаб олиши ва улар орасидаги боғлиқликларни аниқлаши лозим. Бу бошланғич босқич “Жараёнларни Аниқлаш” деб аталади. Бу фазада “жараён архитектураси”га олиб келади.
Умуман олганда, БЖБ ташаббусидан мақсад жараёнларнинг доимий ижобий натижалар кўрсатишини ва уларни юқори даражадаги қиймат яратишини таъминлаш. Яратилган қийматни ўлчаш алоҳида аҳамиятга эгадир. Жараён Ижроси Ўлчовлари сарф, вақт, сифат ва мослашувчанликдир.
Жараёнлар аниқлангандан ва ўлчовлар белгиланиб олингандан сўнг эса жамоа жараёнларни чуқур ўрганишга киришишлари лозим бўлади. Бу босқич “жараёнларни ўрганиш” деб аталади. Бу қадамда мазкур ишлаётган жараёнларнинг модели ясалади. Модель, ўз навбатида, ташкилотда иш қандай бажарилоаёганини кўриш учун ҳам керак бўлади. Моделни тузиш воситалари эса диаграммалар (BPMN) ва матнлардир.
Иш жараёнининг ҳозирги ҳолатини ўрганилгандан сўнг, кейинги қадам ушбу жараёндаги муаммоларни аниқлаш ва анализ қилинади. Топилган муаммоларга ечимлар изланади. Бу эса кейинги қадамга, яъни “жараён таҳлили”га старт беради. Муаммоларга ечим топиш жараёни жуда нозик ҳисобланади, чунки, бир жараёнга топилган ечим кейинги жараённи секинлаштириши ҳам мумкин. Мисол учун, бирор жараённи Ахборот Тизимлари орқали яхшилаш режа қилинса, бу сарф жиҳатидан жуда қимматга тушиши мумкин, ёки кўп ўзгаришлар талаб қилиши мумкин. Шунинг учун, ҳар қандай ўзгаришдан олдин, унга кетадиган сарф ва у топадиган фойдани таққосланади.
Жараёнга боғлиқ муаммолар аниқланди ва унга потенциал ечимлар ҳам топилди, энди БЖБ жамоаси жараённинг қайта лойиҳаланган версияси таклиф қилинади. Таклиф қилинган жараён “жараёнларни қайта лойиҳалаш” босқичининг натижасидир.
Қайта лойиҳаланган жараёнлар эса кейинги босқичда(“жараёнларни татбиқ қилиш”) татбиқ қилинади. Бу босқичда структурали ёки Ахборот Технологияларига оид ўзгаришлар юз беради. Умуман олганда, ўзгаришлар икки-хил бўлади: ташкилий ўзгаришларни бошқариш ва жараёнларни автоматлаштириш.
Ташкилий Ўзгаришлар қуйидагиларни ўз ичига олади:
- Жараёндаги ўзгаришлар нималиги ва қандай фойдаларга олиб келиши жараён қатнашчиларига тушунтирилади;
- Ўзгаришлар манфаатдор томонлар аниқ билишлари учун, аниқ бир режа остида бажарилиши керак. Қачон ва қандай деган саволларга жавоб берилиши керак;
- Фойдаланувчиларни ўзгартирилган жараёнларига енгил ўтишлари учун ишдаги ўзгаришлар ва ўша ўзгаришларни мониторинг қилиш йўлларига ўқитиш.
Жараёнларни автоматлаштириш эса, бошқа томондан, ўзгартирилган жараёнларни қўллаб-қувватлайдиган Ахборот Технология тизимларини тартибга солиш ва татбиқ қилишдир.
Вақт ўтиши билан, талаблар ёки ҳолат ўзгарганда бизнес жараёнларни татбиқ қилишда созлашлар ёки мослашув талаб қилиниши мумкин. Шунинг учун, жараён мониторинг қилиниши керак. Аналистлар созлашларни аниқлаш учун бу (“жараёнлар мониторинги”) босқичда мониторингдан келган хабарларни пухта текширишлари керак. Бу босқичнинг зарурлигига сабаб, Ҳаммер айтганидек, “ҳар қандай яхши жараён бора-бора ёмон жараёнга айланди.” Бунинг олдини олиш учун, жараёнлар мижозларнинг эҳтиёжлари, технология ва рақобатга оид ўзгаришларга доимий мослаштирилиши ва яхшиланиши керак.
Бизнес Жараёнларни Бошқариш цикли бизга технологиянинг аҳамиятини кўрсатиб беради. Технология, асосан Ахборот Технологиялари, бизнес жараёнларни яхшилашда асосий восита ҳисобланади. Аммо, бу соҳанинг мутахассислари бир нарсани билишлари керакки, технология бу жараёнларни бошқариш ва ишга туширишда бир восита холос. Жараёнларга боғлиқ муаммоларга энг яхши ечим автоматлаштириш ёки бошқа эканлигини аниқлаб олиш учун, тизим муҳандислари жараён аналистлари билан биргаликда ишлашлари керак. Яъни, Билл Гейтс айтганидек, “Бизнесда технологиялардан фойдаланишнинг биринчи қоидаси, тўғри тузилган ва самарадор ишлаётган жараённинг автоматизацияси самарадорликни оширади. Иккинчиси қоида, самарасиз жараённинг автоматизацияси эса самарасизликни оширади.” Демак, жараённинг бир кичик қисмини автоматлаштириш илми билан биргаликда, АТ мутахассислари жараёнларни тузиш ва такомиллаштиришни ҳам билишлари мақсадга мувофиқдир.
